e-CMR et lettre de voiture numérique - MyBen

La lettre de voiture, c’est quoi ? 

Pour bien commencer, parlons peu parlons bien. La lettre de voiture (LVE) est un document de transport ou de location devant se trouver à bord des véhicules de transport routier de marchandises. Formalité légale pour le bon déroulement des opérations.   

Pour l'aspect juridique, je vous conseille le lien en bas de page vers legifrance.gouv.fr concernant l'arrêté du 9 novembre 1999. 

D'un point de vue international maintenant, il est à souligner que le texte de référence est celui des Nations Unis ratifié en 2011. Protocole additionnel à la convention relative au contrat de transport international de marchandises par route (CMR) concernant la lettre de voiture électronique (e-CMR) . La France l'ayant ratifié le 5 octobre 2016.  

Attention au départ ! 

Voilà le ton est donné. Jusque-là, mis sur papier avec toutes les contraintes capables d'augmenter votre temps de grattage que cela suppose. L'arrivée du numérique dans des secteurs où l'on parle de transport d'engin de chantier ou encore de bennes de chantier, n’est pas encore gagné. Alors même s'il s'agit bien de l'avenir pour s'épargner de nombreux inconvénient à replacer sans cesse ses lunettes sur le bout de son nez pour les caractères de bas de pages. Avant qu'un coup de vent n'emporte le précieux manuscrit qui finira sur le visage du premier ouvrier disponible (généralement celui qui n'est pas réputé pour être d'un calme olympien). 

La lettre de voiture numérique comporte donc de multiples avantages que nous allons vous expliquer, avec notre verbiage habituel. 

En voiture Simone ! 

On y est ! C'est le moment où cet article à la prétention de vous faire rentrer dans l'air moderne. La plupart des utilisateurs consulte Internet sur format mobile (plus de 60 %). Le digital aussi devient portable. 

Les chantiers font principalement face à de nombreux problèmes qui leur coûtent du temps, de l'argent et de la main d'œuvre. Faut-il encore, trouver son transporteur avec le bon camion benne, il reste à faire en sorte que la manœuvre réponde à législation en vigueur. Surtout si les déchets sont de nature polluée, rentrant de ce fait dans des catégories bien plus restrictives que pour des déchets verts, à titre d'exemple. 

Une diminution des activités administratives 

Le premier intérêt à rendre ses lettres de voitures numériques est donc un gain de temps non-négligeable. 15 secondes ! C'est le temps pour créer une lettre de voiture. Il vous faut plus de temps au bar, pour choisir votre verre quand le serveur vous supplie du regard de presser le pas. Parfois, le transport aux tours nécessitant donc plusieurs lettres de voitures, c'est autant de nouvelles contraintes pour chaque va-et-vient. 

Pour la version électronique, il vous suffit de rentrer vos informations, puis assigner un chauffeur à un transporteur, définir les marchandises, le point de chargement et bien sûre le point de déchargement. Et c'est tout ! 

Le transport devient plus rationnel 

Outre de fournir un aperçu de la chaîne logistique, un autre avantage des plus intéressant qui plus est, Est de rendre possible la traçabilité du fret en temps réel s'il vous plaît ! Vous savez où est votre camion et s’il est bien arrivé au point de déchargement, au lieu de faire un dépôt sauvage qui finira par coûter une forte amende à votre société (ça ne rigole pas). 

Un horodatage, qui ne peut pas être modifié vous donne même la garantie que le chauffeur n'a pas fait une petite sieste sur des chemins alternatifs. Vous connaissez le trajet, l'heure de départ et d'arrivée.  

Moins de coûts pour chaque document établis par le transporteur 

La numérisation du sésame pour partir sur la route (toute la sainte journée, si besoin) rend donc plus simple la facturation de la prestation. Il n’y a plus d’attente de réception de la facture. Le gain de trésorerie est quant à lui immédiat ! L’optimisation des flux et des trajets a un impact réel sur la gestion des dépenses sur le long-court, c’est irréfutable.  

Des coûts maîtrisés aussi pour votre client 

Votre client effectue la recherche en 1 minute via la plateforme transport. La lettre de voiture au format .PDF, peut être archivée par votre client de manière numérique et ainsi lui faire gagner de l'espace, du temps et de l'argent. Pour respecter l’adage. 

Archivée, elle reste accessible pendant une durée comprise entre 5 et 7 ans minimum. Finis le temps où il fallait prendre l'après-midi et son courage à deux mains pour descendre aux archives, à la recherche d'un seul document, avec l'impression que vous n'êtes pas seul, quand l'ampoule explose. Vous pouvez en un clic faire une recherche par chauffeur, lieu, référence puis mettre en partage. 

Pas de stress y a SSL

Concernant la sécurité et l'accès à vos données sensibles. Des serveurs sécurisés dupliquent vos données pour vous permettre un libre accès quoi qu'il arrive (le fameux acronyme SSL). Il s'agit d'un coffre-fort virtuel où votre lettre de voiture électronique et ses pièces jointes ne peuvent être vues par personnes d'autre que vous. 

Pour vous rassurer encore, allez-vous intéresser aux ISO 27001 et ISO 9001, en application des politiques de sécurité. 

Même signer devient un jeu d’enfant

La signature électronique dite "on-glass" (quand votre doigt devient le stylo) est tout aussi légale que le reste, en application du règlement du 23 juillet 2014. Si ça ne suffit pas, un QR code unique sera assigné à votre lettre de voiture. Infalsifiable, c'est un vrai gage de sûreté, qui peut aussi vous être utile lors de contrôle routier. Mais surtout de vous permettre l'accès et un suivi à la volée. Un gain de temps considérable en comparaison des méthodes jadis utilisées qui sont maintenant non plus seulement obsolète mais bien archaïque.  

Notre plateforme vous permet de rendre cette transition numérique possible et de mettre rapidement et facilement les transporteurs, les entreprises de construction en besoin de d’enlèvement de gravats, en relation afin de profiter de ces nombreux avantages. Le digital est votre allié, il serait dommage de s’en priver.